Für die eigene Produktivität gibt es kaum etwas Schlimmeres als endlose Meetings, in denen nichts beschlossen wird. Finden solche Veranstaltungen auch noch auf VR- beziehungsweise GL-Ebene statt, sind leicht hunderte oder tausende Mitarbeitende die Leidtragenden, ganz zu schweigen von der Entwicklung des Unternehmens selbst. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, entwickelte der SaaS-Anbieter Sherpany eine Meeting-Management-Software. «Damit eine Sitzung erfolgreich ist, muss der gesamte Prozess gemanagt werden – vorher, während und danach», erklärt CTO und Mitgründer Mathias Brenner.
Das fängt schon bei der Art und Weise an, wie Traktanden auf der Agenda landen. «Früher wurden die Traktanden einfach durch einen Assistenten bei den Teilnehmenden vorher abgefragt und eine Liste geschrieben. Das ist nicht mehr ausreichend», so Brenner. Heute gibt es einen definierten Weg im Vorfeld, Anträge für Traktanden zu stellen. So haben die einzelnen Punkte nicht nur eine bestimmte Form, sondern sind auch bereits deutlich vor der Sitzung bekannt. Was im ersten Moment sehr bürokratisch klingt, hat gute Gründe: «Unser System erlaubt es nicht nur, Füllmaterial aus der Agenda zu entfernen, sondern auch viele Punkte bereits vor der Sitzung abzuhandeln». So wird verhindert, dass einzelne Personen mit ihren Themen spontan die Sitzung kapern. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für Themen, die tatsächlich eine Diskussion erfordern.