Für die Geschäftsleitung bei Schubarth gab es sehr gute Gründe für die Einführung eines digitalen Management- und Archivierungssystems. Die Archivkapazitäten (im Luftschutzkeller) waren erschöpft und der Zugriff zu den Dossiers immer aufwendiger. Ausserdem hat das Papier zwei weitere gewichtige Nachteile: Das totale Verlustrisiko, etwa im Falle eines Brandes oder einer anderen Katastrophe, ist gross.
Durch die Ablösung des physischen Archivs kann bei Schubarth sehr viel Platz gespart werden. Der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten, die nun auch von ausserhalb der Geschäftsräumlichkeiten problemlos möglich ist, wurde auf wenige Sekunden verkürzt. Auch beim Drucken werden Kosten reduziert und Zeit gespart: Printouts werden nur noch angefertigt, wenn sie unbedingt notwendig sind.
Reto Tschopp, IT-Manager Schubarth + Co. AG: «Das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und das sichere Aufbewahren von unternehmenskritischen Informationen gehörten zu den wichtigsten Zielen bei der Einführung von OpaccOne-DMAS. Das führt zu einer Reduktion des Papierverbrauchs und zu Zeitersparnis. Diese Zeit können wir heute in produktivere und befriedigendere Aufgaben investieren.»