Budgetplanung ohne Copy & Paste

Kaum jemand liebt den Prozess, der mit der Budget- und Finanzplanung einhergeht. Ist er doch im Allgemeinen verbunden mit dem aufwendigen Sammeln von Daten, Hin- und Herschicken von Vorschlägen zur Vernehmlassung sowie fehleranfälligem Zusammenkopieren von Daten in Excel. Dabei steht nicht nur die Qualität der Planung auf dem Spiel – die Ergebnisse sind in der Regel kaum nachvollziehbar. Ganz zu schweigen von Schweiss und Mühe, die ein korrekter Abschluss allen Beteiligten abverlangt.

Die Kantonspolizei Bern (KAPO) kämpfte schon länger mit solchen Problemen. 2010 wuchs die Menge an Komplikationen aber, als sich die Gemeindepolizeien des Kantons Bern zur Einheitspolizei zusammenschlossen. Nun galt es, rund 2500 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten unter einen Hut zu bringen. Entsprechend aufwendig und unbefriedigend gestaltete sich der Budgetprozess. Finanzchefin Christine Mühlemann suchte dringend nach einer Lösung – und fand sie in inova:plan. Damit wurde die Kantonspolizei Bern Pilotkunde für das neue Planungsinstrument. Ein Kernteam um Simon Schindler, stellvertretender Finanzchef, leitete seitens KAPO das Projekt.

50 Mitarbeitende sind bei der Kantonspolizei am Budgetprozess beteiligt. Sobald inova:plan fertig konfiguriert war, fütterten sie ihre Budgetvorgaben ins System. Via Windows- oder Web-Client war das auch von dezentralen Standorten aus möglich. Bei der Bottom-up-Budgetierung gaben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig Computerpraxis ihre Daten ebenso ein wie routinierte Controller. Auf diese Weise erstellten sie die Finanzpläne der nächsten vier Jahre mit rund 1000 Budgetpositionen in einem Arbeitsgang. Anschliessend korrigierte Christine Mühlemann die Eingaben Top-down mit Vorgaben. So steuert sie einerseits den Budgetierungsprozess. Gleichzeitig nutzt sie das Instrument für das laufende Controlling. Die Datenpflege ohne Medienbruch ist für sie eine Erleichterung: «Wir konnten eine grosse Fehlerquelle eliminieren», so Mühlemann. «Im Excel muss nur ein Formelfehler durchschlüpfen oder ein Filter versehentlich übernommen werden, dann stimmt hinten die ganze Planung nicht mehr.» Ebenfalls von Vorteil ist der Umstand, dass Kürzungen bis zur Verteilung auf die einzelnen Positionen nachvollziehbar sind.

Planvarianten sind eine Kernfunktionalität von inova:plan. Sie kommen immer dann ins Spiel, wenn ein Budgetvorschlag verändert wird. Zum Beispiel erarbeitet der Kunde in einer Variante 1 alle Geschäftsfälle (Budgetpositionen) des Budgets. Die Amts- oder Geschäftsleitung prüft die Vorgaben und schickt erste Budgetveränderungen zurück. Das gesamte Budget fliesst in eine Variante 2 ein. Dort werden die Veränderungen vollzogen. Jede weitere Veränderung wird als neue Variante gespeichert. So ist der Veränderungsprozess eines Budgets jederzeit nachvollziehbar.

Fehlten nur noch die Berechtigungen der Beteiligten: Wer sollte auf welcher Kostenstelle seine Budgetdaten erfassen können? Noch einmal war eine genaue Analyse der Organisation gefragt, um die Bedürfnisse im Planungsinstrument zu spiegeln. Die Konzeption war damit abgeschlossen, der produktive Betrieb konnte beginnen.

Christine Mühlemann ist zufrieden. «Ich schätze die Sicherheit und Verlässlichkeit der Zahlen, die ich aus inova:plan ziehe. Bei der Menge an Positionen, die wir eingeben, ist das nicht unerheblich. Ich kann das Budget auf Knopfdruck zusammenstellen. Meine Mitarbeitenden haben immer Zugriff auf topaktuelle Zahlen. Und natürlich sparen wir enorm Zeit.»