Überblick schaffen und Datensilos aufbrechen

30 Prozent ihrer Zeit verwenden Angestellte für die Informationssuche, wie das Marktforschungsinstitut Dr. Pascal Sieber & Partners schreibt. In 70 Prozent der Fälle werden ausserdem Inhalte, die bereits bestehen, erneut geschaffen. Dies aufgrund unstrukturierter Daten und deren Ablage in verschiedenen Silos (E-Mail, ERP, CRM etc.).

Für Verschlankung, Einfachheit und Effizienz  will  UP-GREAT auf Basis von Microsofts SharePoint sorgen. Doch erst die hauseigenen Extensions erschliessen das wahre Potenzial. Philip Nussbaumer, Head Products bei UP-GREAT, führt hierzu einige Zahlen an. «Obwohl 80 Prozent aller Fortune 500 heute SharePoint nutzen, ist es für 83 Prozent nur eine einfache Dateiablage. Warum? Weil das Basispaket sein Potenzial nicht klar offenbart.»

Mit den Extensions ersetzt UP-GREAT bestehende Silos oder greift direkt auf die Daten zu. SharePoint wird so zu Portal und Applikationsplattform, über die der Nutzer zentral Zugriff auf alle Daten hat. Darin integriert sind Intranet, Kollaboration, Dossierstrukturen, Social-Enterprise-Funktionalitäten und Workflows.

Ein geschulter User kann Applikationen und Prozesse mit dem Model-Editor zusammenklicken. SharePoint zieht dann die nötigen Daten aus den Silos und verteilt einzelne Prozessschritte an alle Beteiligten. So muss nicht wegen dreier Zahlen extra ins SAP gewechselt werden. Die einfachere Handhabung ist auch bei der Einführung des Systems spürbar. «Wir sind mit unseren Extensions bis zu sechs Mal schneller live als ohne», so Nussbaumer. Umgesetzt  wurde dieses Prinzip unter anderem bei der Stadt St. Gallen. Dort werden zurzeit die Dokumentenbestände schrittweise auf die neue Plattform migriert. Zuvor werden sie jedoch analysiert und man legt fest, wie sie gestaltet sein sollen. Jedes Dossier entspricht dabei den GEVER-Anforderungen. Im Gegensatz zu früher wandern so keine Daten mehr via E-Mail. Der Zugriff wird gruppen- und rollenbasiert eingestellt. Ist ein Vorgang abgeschlossen, werden die Daten in ein Zwischenarchiv für die regulatorische Aufbewahrung verschoben. Ist eine Frist abgelaufen und das Dokument als langzeitarchivwürdig taxiert, ist eine Überführung in ein Langzeitarchiv geplant. Alle anderen Inhalte werden durch das System protokolliert gelöscht.

Filesystem liegen. Problematisch war das nicht nur für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern auch für den Schutz des kulturellen Erbes der Stadt St. Gallen. Mit Hilfe von Share-Point und den Extensions ist klar, welche Daten es gibt und wo sie liegen. Und das Beste dabei: Das intelligente System weiss, was aufbewahrt und was gelöscht werden muss.