Collaboration-Plattform statt Datenchaos

Gerade KMU setzen beim Umgang mit Terminen, Dokumenten und Korrespondenz oft auf altbewährte Mechanismen – Outlook für Termine und E-Mail-Verkehr, Windows-Explorer als Dateiablage und eine gemeinsame Outlook-Mailbox für im Team genutzte Informationen sind auch heute noch gang und gäbe. Die Mittel der PC-Informatik aus vergangenen Jahrzehnten genügen jedoch kaum mehr den Anforderungen des heutigen, von hoher Geschwindigkeit und komplexen Netzwerken aus Projekten, Mitarbeitenden, Partnern und Kunden geprägten Geschäftslebens.

Outlook etwa bietet zwar eine gute Terminverwaltung, unterstützt aber keine automatisierbaren Workflows mit mehreren TeilnehmerInnen. Und die Dateistruktur des Betriebssystems verbietet sich als Basis für eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung von selbst. Eine Collaboration­Plattform mit teamspezifischen Arbeitsräumen, Workflowbasiertem Termin- und Aktivitäten-Management, zentraler Dokumentenablage, dateiübergreifenden Suchfunktionen und einer einfach zu bedienenden Oberfläche erfüllt die Bedürfnisse eines modernen KMU besser.

Die ABF Informatik AG, ein IT-Dienstleister mit Sitz in Cham, ist seit 30 Jahren für ihr Produkt iGEKO bekannt. Es kommt primär als GEVER-Lösung (elektronische Geschäftsverwaltung) in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz, so etwa im Kanton Aargau und in drei Departementen des Bundes. iGEKO ist eine komplette Eigenentwicklung von ABF, zunächst als Client / Server-Lösung konzipiert und ab der Jahrtausendwende in eine rein webbasierte Anwendung überführt.
ABF hat dazu ein eigenes, PHP-basiertes Framework namens Cubeline entwickelt. Kernstück ist eine Prozess-Engine, mit der sich Workflows unterschiedlicher Struktur – mit definierten parallelen und seriellen Abläufen sowie Ad-hocInterventionen – einfach definieren, automatisieren und überwachen lassen.

Das Framework erlaubt zudem die Versionierung verschiedenster Objekte wie Dokumente, Adressen und Verknüpfungen. Alle Vorgänge werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar – in der öffentlichen Verwaltung seit jeher Pflicht und, mit immer rigoroseren Compliance-Anforderungen, heute auch in privaten Organisationen unabdingbar.

Mit der langjährigen Erfahrung und der bewährten GEVER-Lösung im Rücken zielt ABF nun auf eine breitere Kundschaft: «Das Cloud-Produkt deskOne ist eine branchenneutrale CRM-, Dokumenten-, Prozessund CollaborationPlattform, die auf der gleichen Technologie wie iGEKO aufsetzt», positioniert Verkaufsleiter Paul Hostettler das neueste Angebot seiner Firma. Es richtet sich an KMU und an einzelne Organisationseinheiten in Grossunternehmen: «Wir sprechen alle Unternehmen an, die eine Herausforderung mit Daten, Kommunikation und Aktivitäten haben.»

Die browserbasierte Oberfläche ist platt­formunabhängig nutzbar – auf PCs, Notebooks und Tablets. Vorkonfigurierte Einstellungen unterstützen im Sinn einer Standardlösung den Einstieg, lassen sich aber auf Unternehmens- und Benutzerebene beliebig konfigurieren. Beim Login erscheint als erstes ein Dashboard, das sich mit Gadgets individuell gestalten lässt, zum Beispiel mit Listen offener Aktivitäten oder bearbeiteter Dokumente, mit in Echtzeit generierten statistischen Grafiken oder mit eingeblendeten exter­nen Webinhalten.

Die in vielen Firmen gängige Microsoft Office-Umgebung ist via Webservices eingebunden, für branchenspezifische Anwendungen stehen APIs bereit. Als Besonderheit nennt Hostettler die Möglichkeit, auf dem Dashboard mehrere konfigurierbare Dropping-Zonen einzurichten. «Ein Beispiel: Zieht man ein Dokument auf eine Zone, wird es automatisch im Teamarbeitsraum gespeichert und für die gewünschten Teilnehmer freigegeben. Auf einer anderen Zone wird es dagegen nach Dokumententyp im persönlichen Bereich abgelegt und in Bearbeitung behalten. Das nenne ich Drag and Drop hoch zwei.»

Ein weiterer Vorteil sei die umfassende Suchfunktionalität. Mit individuell einstellbaren Suchfiltern und Favoriten sowie einer plattformweiten Volltextund Metadatensuche ndet man Unterlagen, Termine und Adressen schnell. «Früher musste man mühsam in seinen Dateien nach einem Dokument oder dem richtigen Kontakt suchen. Da kam pro Tag schon einmal eine Stunde zusammen. Mit deskOne kommt man sofort zum Ergebnis. Man kann sogar nach Text in Bildern suchen.» Und auch die Metadaten sind in die Suche einbezogen. Sie bilden unter anderem die Beziehung zwischen Dokumenten und Kontakten, Kundenunternehmen und Mitarbeitenden ab.

Die ABF-Lösung beschränkt sich indes nicht aufs Intranet, wie Hostettler anmerkt: «Unsere Plattform umfasst auch CMSFunktionen. Firmenintern gepflegte Inhalte können, auf Wunsch zeitgesteuert, direkt im Internet veröffentlicht werden.» So werden auf der ABF-Firmenwebsite publizierte PDF-Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement bezogen. Der Vorteil für die AnwenderInnen: Sie müssen sich nicht mit einem zusätzlichen Content-Management-System befassen, sondern können direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus publizieren. Roger Burch, bei ABF als Sales Manager tätig, erklärt den Nutzen der Lösung im Hinblick auf die Dienstleistungsbranche: «Wenn ein Kunde eine offerierte Leistung bestellt, kann deskOne den involvierten Mitarbeitenden und externen Ressourcen automatisch Aufgaben und Unterlagen zuteilen.» Work ows lassen sich so aufsetzen, dass Entscheidungsund Genehmigungsschritte per Knopfdruck elektronisch bestätigt werden und der Prozess dann auf dem de nierten Weg weiterläuft. «Die Projektverantwortlichen haben so den Status der Aktivitäten immer im

Blick. Manche Sitzungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, werden obsolet. Daten sind kundenund geschäftsbezogen klar strukturiert – es ist kein Stress mehr, sondern Daily Business, etwas bis ins Detail nachzuverfolgen.»

deskOne ist eine reine Webanwendung aus der Cloud. Der Zugriff erfolgt über den Browser. Software und Daten werden in Schweizer Rechenzentren georedundant gehostet, die Kommunikation ist SSLgesichert und die Daten werden stark verschlüsselt gespeichert. Der Zugang lässt sich zusätzlich durch Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern. Die Lösung steht seit einiger Zeit bei Testkunden im Einsatz. Erste Reaktionen sind durchwegs positiv. Die Kunden schätzen den Funktionsumfang und die Flexibilität, wie eine Stimme bestätigt: «Mit dem neuen Tool kann jedes Teammitglied von überall auf die Projektdaten zugreifen, ohne dass diese redundant auf jedem Gerät liegen, wo sie kaum geschützt sind.»

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