Elektronische Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen sind das vorherrschende Format zum Austausch von Daten im B2B. Diese Dokumente sind jedoch nicht für die maschinelle Verarbeitung optimiert, was eine Automatisierung erheblich erschwert. Dabei bietet sich Unternehmen gerade in diesen Bereichen enormes Einsparpotenzial durch schnellere, effizientere und weniger fehleranfällige Prozesse.
Dieses Potenzial hat auch die CVS engineering GmbH aus Rheinfelden (Deutschland) erkannt. CVS produziert Kompressoren und Vakuumpumpen für den Einsatz in Fahrzeugen (v.a. in LKW und Bahnen) und vertreibt diese weltweit. Insgesamt gehen pro Jahr etwa 10’000 Auftragsbestätigungen und Rechnungen von den Zulieferern des Unternehmens ein, Tendenz steigend.
Eine geeignete Softwarelösung soll die relevanten Daten aus dem betreffenden Dokument automatisch auslesen und mit denen aus dem ERP abgleichen, die Mitarbeitenden bei Abweichungen (z.B. bei Menge, Preis oder Liefertermin) und Datenfehlern auf diese hinweisen und ihnen im ERP eine einfache Kontroll- und Korrekturmöglichkeit bieten. Die eingehenden Rechnungen und Auftragsbestätigungen sollen anschliessend vollautomatisch im DMS (SharePoint) archiviert, der Direktlink zu diesen im ERP mit den betreffenden Bestellpositionen abgelegt werden.
Gemeinsam mit CVS haben wir eine maßgeschneiderte Softwarelösung auf Basis unserer KI-Plattform HIBU entwickelt, um zwei Workflows vollständig zu automatisieren (Rechnungs- und Bestellprozesse). Den Mitarbeitenden bringt diese neue Lösung eine wesentliche Vereinfachung und Ablösung von monotonen Arbeitsschritten, das Unternehmen profitiert schon jetzt von massiven Einsparungen bzw. kann seine Knowledge-Worker für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen.
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