Bausoftware richtig einführen! Risiken vermeiden, Effizienz steigern & Kosten im Griff haben
Die Digitalisierung ist auch in der Schweizer Baubranche ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Moderne Bausoftware erleichtert die Verwaltung von Bauprojekten und optimiert Prozesse wie Kalkulation, Ressourcenmanagement und Bauadministration. Doch die Einführung einer solchen Software will gut geplant sein.
In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Bausoftware erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren. Wir liefern Ihnen eine praxisnahe Checkliste, die Ihnen hilft, Risiken zu minimieren und die Vorteile Ihrer neuen Software vollständig auszuschöpfen.
1. Ziele definieren und Anforderungen klären
1.1 Klare Ziele festlegen
Bevor Sie eine Softwarelösung wie SORBA auswählen, ist es wichtig, sich über die gewünschten Ergebnisse im Klaren zu sein. Typische Ziele von Bauunternehmen sind:
- Prozessoptimierung: Beispielsweise durch die automatische Erfassung von Stundenrapporten direkt auf der Baustelle.
- Bessere Kostenkontrolle: Dank einer lückenlosen Übersicht über Budgets und Nachkalkulationen.
- Effizientere Kommunikation: Durch digitale Plattformen, die Büro und Baustelle nahtlos verbinden, wie das Modul mySORBA Baustellen-App.
Tipp: Formulieren Sie messbare Ziele, z. B. "Reduktion der administrativen Zeitaufwände um 20 % innerhalb von sechs Monaten."
1.2 Anforderungen an die Software spezifizieren
Eine gute Bausoftware sollte branchenspezifisch und flexibel sein. Wichtige Punkte:
- Abdeckung von Aufgaben wie Kalkulation, Bauadministration und Nachkalkulation.
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in der Schweiz (z. B. Mehrwertsteuerregelungen).
- Mobile Nutzungsmöglichkeiten für den Einsatz auf Baustellen.
Eine Bausoftware muss auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Fragen Sie sich:
- Welche Module werden benötigt? Beispielsweise Module für Kalkulation, Nachkalkulation, Offertwesen oder Bauadministration.
- Ist die Software flexibel und modular aufgebaut? Mit SORBA können Sie nur die Funktionen aktivieren, die Sie aktuell benötigen, und diese bei Bedarf erweitern.
- Sind gesetzliche Anforderungen abgedeckt? SORBA berücksichtigt Schweizer Standards wie Mehrwertsteuerregelungen und branchenspezifische Vorschriften.
1.3 Mitarbeiter einbinden
Für eine erfolgreiche Einführung ist die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden entscheidend. Beziehen Sie frühzeitig relevante Personen ein:
- Projektleitung: Für Anforderungen an die Planung und Kalkulation.
- Bauführung: Für die Nutzung mobiler Anwendungen auf der Baustelle und einfache Kontrolle der Tagesrapportierung.
- Buchhaltung: Für Anforderungen an die Rechnungsstellung und das Controlling.
Tipp: Erstellen Sie Workshops oder Befragungen, um die Erwartungen aller Beteiligten zu erfassen.
2. Den richtigen Software-Partner wählen
2.1 Warum der Anbieter entscheidend ist
Die Wahl der Software ist wichtig, aber noch wichtiger ist der Anbieter. Ein Partner wie SORBA bietet nicht nur eine Lösung, sondern eine langfristige Zusammenarbeit, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
- Modularität: Beginnen Sie mit einer Basislösung und erweitern Sie sie, wenn Ihr Unternehmen wächst.
- Persönliche Betreuung: Ihre Ansprechperson bei SORBA versteht die Herausforderungen der Bauindustrie und begleitet Sie Schritt für Schritt.
- Branchenerfahrung: Seit über 30 Jahren entwickelt SORBA Lösungen speziell für die Schweizer Bauwirtschaft.
2.2 Auswahlkriterien für den richtigen Partner
- Schulungen und Einführung: Bietet der Anbieter praxisorientierte Schulungen für Ihre Mitarbeitenden? SORBA stellt sicher, dass Ihr Team optimal geschult ist.
- Support: Gibt es regionalen Support in Ihrer Sprache? Mit SORBA haben Sie Unterstützung in allen Landessprachen.
- Flexibilität: Kann die Software individuell an Ihre Prozesse angepasst werden?
3. Budget und Zeitplan erstellen
3.1 Budget realistisch kalkulieren
Eine genaue Kostenplanung ist entscheidend, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Denken Sie an:
- Einmalkosten: Softwarelizenzen, Einrichtung und Datenmigration.
- Laufende Kosten: Updates, Support und Weiterentwicklungen.
- Schulungen: Investieren Sie in gezielte Schulungen, damit Ihr Team die Software effektiv nutzen kann.
3.2 Zeitplan für die Einführung
- Pilotphase: Beginnen Sie mit einem kleineren Projekt, um die Funktionen zu testen.
- Einführung in Etappen: Führen Sie die Software Schritt für Schritt in verschiedenen Abteilungen ein.
- Pufferzeiten: Planen Sie ausreichend Zeit ein, um unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen.
4. Mitarbeiter schulen und Akzeptanz fördern
4.1 Schulungsbedarf analysieren
Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Anforderungen:
- Projektleitung: Fokus auf Planung, Kalkulation und Budgetüberwachung.
- Bauleitung: Schulung für mobile Apps wie die SORBA Baustellen-App, um Rapporte und Ressourcen vor Ort zu erfassen.
- Buchhaltung: Nutzung von Modulen für Rechnungsstellung und Controlling.
4.2 Change Management betreiben
Kommunizieren Sie die Vorteile der neuen Software frühzeitig und klar:
- Zeitersparnis: Weniger Papierarbeit dank digitaler Lösungen.
- Effizienz: Bessere Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle.
- Sicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Tipp: Nutzen Sie Erfolgsgeschichten aus anderen Unternehmen, um Ihr Team zu motivieren. Zu den SORBA Referenzen.
5. Technische Vorbereitung und Testphase
5.1 Infrastruktur prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur kompatibel ist:
- Sind genügend leistungsfähige Geräte vorhanden?
- Haben Sie zuverlässige Internetverbindungen auf Baustellen?
SORBA unterstützt sowohl cloudbasierte (Outsourcing) als auch lokale Installationen und bietet Lösungen für unterschiedliche Anforderungen.
5.2 Datenmigration und Pilotphase
- Wählen Sie relevante Daten aus alten Systemen zur Übernahme.
- Testen Sie die Software in einem kleinen Projekt, bevor Sie sie flächendeckend einsetzen.
6. Erfolg kontrollieren und Prozesse optimieren
6.1 Zielerreichung überprüfen
Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren ursprünglichen Zielen. Hat die Einführung:
- Die Arbeitsprozesse vereinfacht?
- Kosten und Zeit gespart?
- Die Kommunikation verbessert?
- Gibt es noch Schulungsbedarf bei Ihren Mitarbeitenden?
6.2 Optimierung und Weiterentwicklung
Nutzen Sie Mitarbeiter-Feedback und laufenden Support durch Ihren Anbieter, um die Software stetig an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Benötigen Sie einen starken Partner, der Sie bei der Digitalisierung Ihres Bauunternehmens unterstützt? SORBA ist für Sie da! Jetzt unverbindlich beraten lassen.