Brandschutzexperte setzt auf Digitalisierung
Christian Walter ist Geschäftsführer und Redaktionsleiter von swiss made software. Bis Ende 2010 arbeitete er als Fachjournalist für das ICT-Magazin Netzwoche, publizierte zuletzt aber auch im Swiss IT Magazin, der Computerworld sowie inside-it.
Mehr Effizienz dank neuem ERP? Das geht, wenn auch viele Stolpersteine die gelungene Durchführung solcher Projekte zu einer Kunst machen. Erfolgreich stellten sich dieser Herausforderung die Primus AG zusammen mit dem ERP-Anbieter Opacc und dem Beratungsunternehmen Isycon. Sogar die Umwelt profitierte.
Nie im Stammhaus, aber dank Digitalisierung voll in alle Prozesse integriert – die 40 Aussendienstler der Primus AG. (Quelle Opacc)
Die Einführung eines ERP für 120 Mitarbeiter ist keine Kleinigkeit – besonders wenn ein Drittel der Beschäftigten Aussendienstler sind, deren Prozesse ebenso abgebildet werden müssen wie die ihrer stationären Kollegen. Noch schwieriger wird es, wenn sich die Aussendienstler zudem häufig in Kellern, Garagen und anderen Bereichen ohne Konnektivität aufhalten. Genau dieser Problematik stellte sich der Schweizer ERP-Anbieter Opacc beim Baselbieter Brandschutzspezialisten Primus AG.
Dabei barg die Ausgangslage aber nicht nur Herausforderungen, denn selbst ohne Spezifikation war schon zu Anfang klar, dass die Digitalisierung viel Potential hatte. So erfolgte die Kommunikation mit den Aussendienst-Mitarbeitern beispielsweise noch per Post. Die Mitarbeiter erhielten ihre Aufträge auf Papier und waren im Anschluss gezwungen, ihre Rapporte von Hand zu schreiben und wieder an den Hauptsitz zu schicken, wo diese manuell in das bereits existierende AS400 IBM-System eingegeben wurden. Gleichzeitig mussten sich die Aussendienstler jeweils durch hunderte Seiten Papier wühlen, um ihren Tagesablauf zu planen. Ein Notebook war also eine enorme Erleichterung. Der Systemwechsel barg somit nicht nur ökonomisches, sondern sogar ökologisches Potential. „Neben den offensichtlichen Effizienzsteigerungen freut mich auch die Reduktion beim Papier“, so Reto Tschan CFO und Projektleiter bei der Primus AG. Dennoch war man sich bei der Primus AG der Gefahren einer schlecht durchgeführten Einführung bewusst. Das Unternehmen holte sich deswegen Unterstützung beim Consulting-Unternehmen Isycon GmbH aus Liestal. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Beratung im ERP-Bereich. Gemeinsam konnte nicht nur schnell die Auswahl des richtigen Anbieters getroffen, sondern schliesslich auch das Projekt durchgeführt werden. „Als KMU steht einem häufig das Tagesgeschäft im Weg. Ein externer Partner hilft enorm dabei, alle Deadlines einzuhalten“. Ebenfalls profitieren konnte die Primus AG von Isycons Vertragswissen und bei der Einschätzung der Folgekosten. Interessanterweise besteht die Zusammenarbeit sogar noch heute. Nach Projektende sanken nämlich die IT-Anforderungen so stark, dass keine Vollzeitstelle nötig war. Wenn nötig springt jetzt wieder Isycon ein. Für Reto Tschan ist das eine ideale Lösung.
Funktionaler Mobile Prototyp
Unter den vorab selektierten Anbietern konnte sich Opacc direkt in die Pole-Position bringen, da das Unternehmen als einziger Anbieter einen funktionierenden Prototyp für die mobile Kommunikation, im On- und Offline Modus, demonstrieren konnte. Das heute im Aussendienst zum Einsatz kommende Windows-Tablet lässt sich direkt auf diesen Prototypen zurückführen. Ausgestattet mit einem Mobile-Office-System, gleicht dieser die erfassten Daten auf Knopfdruck ab, wenn wieder auf ein Netzwerk zugegriffen werden kann. Doch die Anforderungen an das Projekt waren natürlich umfangreicher. Gesamthaft sollte das neuere und deutlich modernere ERP-System die Effizienz signifikant steigern, redundante Tätigkeiten abbauen, Aufträge schneller erledigen, die Transparenz erhöhen und Inselsysteme und Medienbrüche eliminieren.
Bedürfnisse abrufen
Die Effizienzsteigerung konnte unter anderem erreicht werden, weil vor Projektbeginn Gespräche in allen Unternehmensbereichen geführt worden waren, um die Ansprüche aufzunehmen und daraus eine detaillierte Spezifikation zu formulieren. So konnte Opacc das hauseigene ERP genau auf die Bedürfnisse der Primus AG anpassen. Damit ist es nun möglich, in kürzester Zeit auf Dienstleistungsanforderungen von Kunden einzugehen. Bei Kundenanrufen, die sofortige Serviceleistungen erfordern, können heute alle notwendigen Daten mit OpaccERP MobileOffice sofort auf das Notebook des geeigneten Aussendienstmitarbeiters übermittelt werden. Die Mitarbeiter im Aussendienst sind heute vollständig in die Abläufe des Unternehmens integriert.
Neben der mobilen Komponente OpaccERP MobileOffice auf Windows-Tablets für 65 Mitarbeiter im Aussendienst umfasst das totale Lösungskonzept für die Primus AG auch OpaccERP in der Administration, im Verkauf, im Service, im Einkauf, im Lager und in der Produktion. Integriert ist zudem das Opacc Dokument-Management- und -Archivierungs-System, das alle Daten, geordnet nach Kunde und Auftrag, über OpaccOXAS zur Verfügung stellt. Als letzter Bestandteil wurde OpaccEnterpriseCRM für die 20-köpfige Aussendienst-Verkaufsmannschaft eingeführt.
Zusammenfassend sorgte das neue ERP nicht nur für die Optimierung der internen Abläufe und eine Steigerung der allgemeinen Prozess- und Ergebnistransparenz, sondern konnte auch die Auftragsdurchlaufzeiten signifikant verkürzen. „Im Service müssen wir jährlich etwa 60 000 Fakturen schreiben. Früher waren wir hier immer drei bis vier Wochen im Rückstand. Heute nur noch einige Tage“, so Reto Tschan.
OpaccERP ist mittlerweile seit etwa vier Jahren im Einsatz und konnte nicht nur im Tagesgeschäft überzeugen, sondern auch einen Releasewechsel ohne Probleme für die Primus AG durchführen.