Die Sozialhilferechnung vereinfachen
Irene Rietmann hat 20 Jahre Erfahrung im Produktmarketing, als Projektleiterin und Kommunikationsfachfrau v. a. in der Telekommunikation und für KMU. Seit 2009 berät und unterstützt sie Unternehmen in Marketing und Kommunikation. Seit zwei Jahren ist sie für Marketing und Kommunikation der inova:solutions AG zuständig. Sie ist eidg. dipl. Marketingplanerin und hat einen Master in Communication.
An der Sozialhilferechnung des Kantons Bern sind etwa 450 Gemeinden und Institutionen beteiligt. Der Prozess ist entsprechend komplex. inova:equalize hat die Abwicklung automatisiert. Der Aufwand ist gesunken, die Datenqualität gestiegen.
Laut Bundesamt für Statistik gehen rund 30 Prozent der Sozialhilfeunterstützung an Kinder und Jugendliche unter 17 Jahren (Stand 2012).
Das Sozialamt des Kantons Bern gleicht einmal jährlich die Sozialhilfekosten innerhalb des Kantons aus. Der Kanton begleicht die Hälfte der Kosten und konsolidiert die Daten. «Die Daten wurden früher von den Gemeinden in Excel erhoben, dann in einer Access-Datenbank durch den Kanton erfasst und konsolidiert. Die Verfügungen folgten in Word. Zum Schluss wurden die Zahlen manuell in der Buchhaltung verbucht und danach die Rechnungen und Gutschriften ausgedruckt. Das bedeutete manuellen Aufwand bei jedem Schritt, und das mal 450, nämlich für jede Gemeinde und Institution einmal», schildert Beat Studer, Controller/Revisor beim Sozialamt des Kantons Bern die Abwicklung der Abrechnung bis 2013.
Mit ähnlichen Schwierigkeiten kämpften der kantonale Finanzausgleich und die Lehrerbesoldung. Der Kanton Bern suchte für alle drei eine einheitliche Lösung, um die Prozesse zu optimieren. Seit 2013 setzt er inova:equalize ein und hat die Finanzflüsse damit weitgehend automatisiert.
Automatisierung schafft Sicherheit
Heute durchläuft die Sozialhilferechnung mit inova:equalize einen von A bis Z strukturierten Prozess. Die Sozialdienste und Gemeinden erfassen ihre Daten in einem standardisierten Excel-File, das auf Knopfdruck von inova:equalize importiert wird. Nach diesem Initialimport sind alle Daten genau da, wo sie hingehören und die Anwendung sie weiterverarbeiten kann. Über Vorjahresvergleiche prüfen die Sachbearbeiter die Plausibilität der Daten. So räumen sie von Anfang an Fehler in der Datenbasis aus. Das eingebaute Vier-Augen-Prinzip stellt die Qualität der freigegebenen Daten sicher. So verlässt keine Verfügung oder Rechnung das Amt, ohne dass sie von zwei Personen geprüft wurde. Sämtliche Daten sind zudem revisionstauglich. Verfügungen und Rechnungen generiert das System mit der richtigen Empfängeradresse und den korrekten Zahlen direkt als PDF. Über die Anbindung an die Buchhaltung des Kantons werden Belastungen und Gutschriften automatisch verbucht.
Transparent gegenüber der Öffentlichkeit
«Mit inova:equalize haben wir einerseits die Datenerhebung vereinfacht. Zudem sind die Daten mit der zusätzlichen Differenzierung aussagekräftiger. Wir sehen zum Beispiel sehr schnell, wie einzelne Sozialdienste im Vergleich zum kantonalen Durchschnitt dastehen», erklärt Beat Studer. Das ist wichtig, seit der Kanton Bern 2014 die Wirtschaftlichkeit der Sozialdienste über ein Anreizsystem belohnt oder bestraft. Die Bewertung ist ebenfalls in inova:equalize hinterlegt.
Für den Sozialhilfebereich, der immer wieder im Fokus der Öffentlichkeit steht, sind sichere und detaillierte Informationen besonders wichtig. inova:equalize unterstützt das Sozialamt des Kantons Bern dabei.
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