HR-Portal und Architektur

«Generation four», Release 2018, der Abacus Business-Software ist mehr als nur ein visuelles Update mit verbesserter Benutzerführung. Als Erstes dürfte dem Nutzer das Facelift ins Auge stechen, aber auch unter der Haube gibt es viel Neues. So stützt die St. Galler Softwareschmiede zentrale Elemente des Updates auf eine neue Architektur, auf der das neue HR-Portal, gewissermassen das Aushängeschild des neuen Release, vollständig basiert. «Bisher hatten nur die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Daten. Jetzt können alle Prozessbeteiligten, zum Beispiel bei der Rekrutierung, selektive Informationen einsehen und bearbeiten», so Ralf Räber, HR-IT-Consultant  bei Abacus.

Gerade unter den Überschriften «Recruitment» und «Administration» zeigen sich die neuen Möglichkeiten. So wurde das Einstellen von neuen MitarbeiterInnen sowie deren (Selbst-)Bewirtschaftung vereinfacht. Die Personalabteilung kann mit Hilfe des Portals jetzt Stellenausschreibungen direkt aus dem ERP auf die eigene Webseite sowie auf Job-Portale schalten. Bewerber laden hier direkt ihre Dossiers hoch, deren Informationen automatisch systematisiert werden. Neu daran ist, dass die Linienverantwortlichen bereits ab dem Moment der Ausschreibung involviert sind. Via Dashboards sehen sie nicht nur in ihren Verantwortungsbereich fallende Stellenausschreibungen, sondern haben auch Zugriff auf die eingegangenen Bewerbungsunterlagen. Parallel können sie mit für die Personalabteilung sichtbaren Kommentaren auf den Bewerbungsprozess einwirken.

Den Administrationsaufwand senken

Kommt es zur Anstellung, werden die vom und zum Mitarbeiter erfassten Informationen automatisch ins Mitarbeiterportal übertragen. Ganz im Sinn des Employee-Self-Service (ESS) verwalten die Mitarbeitenden diese Daten dann selbst und helfen so, den Administrationsaufwand zu senken. Ab diesem Zeitpunkt kann die Mitarbeiterin ihre Daten jederzeit einsehen, anpassen oder ergänzen – Beispiele sind Umzug, Notfallkontaktdaten oder Bankverbindung. Tief ins System integriert ist der Datenschutz. Denn alle Beteiligten, Mitarbeiter, Personalabteilung und Linienverantwortliche, sehen nur die für sie relevanten Informationen bzw. diejenigen, die sie von Gesetzes wegen sehen dürfen. Die Software regelt das Mass an Einsicht rollenbasiert. Die Parametrisierung erfolgt unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes in Absprache mit dem Unternehmen.

Damit das funktioniert, war eine grundlegende Anpassung der Architektur notwendig. Mit Vaadin kommt hier ein neues Webframework zum Einsatz, das es erlaubte, die neue Architektur in nur einem Jahr zu entwickeln. Der Nutzer kann deswegen heute ohne IT-Unterstützung Rollen definieren und diese den Mitarbeitenden zuweisen. Die Software entwickelt daraus ein Organigramm, das nicht nur die Struktur des Unternehmens grafisch darstellt, sondern funktional allen HR-Prozessen zu Grunde liegt. Mit anderen Worten, die Zugriffsrechte von Vorgesetzten auf Mitarbeiterdaten werden über die Organisationsstruktur geregelt.

Management-Self-Service (MSS)

Erst durch diese in der Organisationsstruktur geregelten Zugriffsrechte wird der oben erwähnte Einbezug des Managements oder eben Management-Self-Service (MSS) überhaupt erst möglich. Aber auch nach Abschluss des Bewerbungsprozesses kann der Vorgesetzte weiter die Dossiers seiner Mitarbeitenden einsehen. «Allerdings nur dort, wo es erlaubt ist. Der Mitarbeiter hat immer höhere Priorität», präzisiert Räber. Aktuelle Ereignisse wie Geburtstage, Jubiläen etc. können im Dashboard des Vorgesetzten integriert werden. Gleichzeitig sind die Dashboards für MitarbeiterInnen wie Vorgesetzte individuell anpassbar.

Dabei sind die verschiedenen Programmkomponenten der ERP-Anwendungen, mobile Apps und Zeiterfassungsstationen über die Cloud vernetzt und synchronisiert. Die Vorteile zeigen sich im mobilen Anwendungsbereich: Neben der mobilen Spesenerfassung via AbaCliK-App können so neu Stunden (kommt / geht) sowie Leistungen mobil erfasst werden. Somit ist jetzt auch das Absenzenmanagement via Mobile möglich. Das neue Design spielt dabei auf allen Ebenen und sorgt für eine Annäherung von Apps und Desktop-Anwendungen.

Ebenfalls neu ist der Data Analyzer, der auf AbaReport aufsetzt. Ab «Generation four» können die NutzerInnen grafische Auswertungen kreieren, die alle im ERP zur Verfügung stehenden Daten umfassen, zu denen sie Zugriff haben. «Vorgesetzte und Controller erhalten so eine Visualisierung ihrer Daten. Diese dienen als Wegbereiter für schnelle Entscheidungen», erklärt Räber. So lässt sich auf einen Blick die Struktur von Lohn und Alter im Team/Unternehmen zeigen oder auch die geschlechtliche Verteilung und Entlohnung. Mit ein paar Klicks wird klar, ob zum Beispiel Überalterung ein Problem ist. Auch kann die Entwicklung des Mitarbeiterbestands über die Zeit grafisch dargestellt werden. Diese Ab- fragen kann jeder Verantwortliche selbst bauen und auf dem Dashboard dauerhaft als Menüpunkt ablegen.

Bestandkunden können die neuen Features in einer Testumgebung mit den Daten des eigenen Mandanten ausprobieren. «Inklusive Export und Import in die Testumgebung brauchen wir dafür etwa zwei Stunden», so Räber. In den nächsten Monaten sollen weitere HR-relevante Prozesse integriert werden, unter anderem «Development» und «Offboarding», also die Mitarbeiterentwicklung sowie der Austritt aus dem Unternehmen. Parallel soll die neue, durch den Einsatz von Vaadin geschaffene Architektur in weitere Teile der Abacus Business-Software getragen werden.

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