Konferenzraum, sicher, virtuell

"Als Verwaltungsrat will man nicht mehr kiloschwere Ordner von einem Kontinent auf den anderen schleppen", so Markus Bosch, COO und Mitgründer von Loomion. Bosch spricht aus Erfahrung, war er doch beim Basler Pharmamulti Novartis an der Entwicklung einer der weltweit ersten digitalen Board-Lösungen massgeblich beteiligt. Mit diesem Know-how gründete er 2013 Loomion. Das Unternehmen bietet unter dem Namen Twelve Directors Portal eine sichere, digitale Lösung für den Informationsaustausch der Corporate Governance. Sie erlaubt, Termine festzulegen, Dokumente zu erstellen, hochzuladen und zu verteilen, sowie Umfragen und Zirkularbeschlüsse durchzuführen. Mit Kunden wie Banco do Brasil, Post Luxembourg und Eurochem ist das Unternehmen mittlerweile international unterwegs. Doch auch das hiesige Portfolio wächst. Unter anderem konnte mit der Glarner Kantonalbank (GLKB) 2016 die "digitalste Bank der Schweiz" gewonnen werden. 

Da die GLKB auf Microsoft-Technologie setzt, liess sich die auf Sharepoint basierende Loomion-Software nahtlos in die Enterprise-Umgebung der GLKB integrieren. Ganz im Sinne der GLKB-eigenen "One Device, Anytime, Anywhere with Touch"-Strategie. Diese Kompatibilität schlug sich auch in der Implementierungsdauer nieder. Innerhalb eines Werktags war das Twelve Directors Portal integriert und konfiguriert.

Die Kombination barg weitere Vorteile wie zum Beispiel Single-Sign-on: einmal am Tablet angemeldet, hat ein VR Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokumente vergangener, aktueller und zukünftiger Sitzungen. Diese kann er am Bildschirm im Vollformat lesen, mit Bemerkungen versehen und anderen zur Verfügung stellen. So lässt sich einfach gemeinsam am selben Dokument arbeiten. Kommentare lassen sich aber auch privat halten. Ein weiteres Plus war der Umstand, dass die Software im Rechenzentrum der GLKB betrieben werden kann. "Ob Cloud oder On-site, wir richten uns nach dem Kunden", erklärt Bosch. Im jedem Fall werde die Sicherheit durch End-­to-End-Verschlüsselung gewährleistet. 

Grundsätzlich steht Loomions Lösung als native iPad- und Windows-App, als Web-Client sowie als Adminplattform zur Verfügung. Für den Einsatz bei der Bank wurden die Verwaltungsräte mit Microsoft-Surface-Geräten ausgestattet, auf denen Twelve Mobile for Windows installiert wurde. Dieses Setup ermöglicht sowohl die Eingabe mit dem digitalen Stift, als auch die Verwendung der Finger für sämtliche Programm-Funktionen.

Praktisch ist ausserdem die Offline-Funktionalität. Sie erlaubt das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten, auch wenn es mal keine Konnektivität gibt – zum Beispiel im Flugzeug. Die Lösung unterstützt ausserdem die Einhaltung der Compliance, denn es kann geprüft werden, ob relevante Dokumente gelesen wurden oder nicht. 

Gleichzeitig ist es möglich, die Software auf die Bedürfnisse der Sitzungsplaner einzustellen. Wie werden ausgewählte Personen über Änderungen benachrichtigt, via SMS, E-Mail oder Push Notification? Von besonderem Interesse für Verwaltungsräte ist natürlich Sicherheit: Aus diesem Grund bildet das Twelve Directors Portal ein geschlossenes Ökosystem. Die dort abgelegten Daten lassen sich weder verteilen noch ausdrucken. "Auf Wunsch können wir das aktivieren. Der Default ist aber auf Informationssicherheit", erklärt Markus Bosch. Deshalb werden auch alle Daten nach fünfmaliger falscher Passworteingabe vom jeweiligen Gerät gelöscht. 

Loomion kommen sicher auch aktuelle Entwicklungen in den Verwaltungsräten entgegen: Gemäss einer Studie der Beratungsfirma Heidrick & Struggles werden diese nämlich jünger und digitaler.