Zentrale Erzeugung von PDF-Dokumenten

Zu Beginn war PDF das Format für den Dokumentenaustausch zwischen Gestaltung und Druck. Über das Web und durch den kostenlosen Betrachter von Adobe gewann das Format an Bekanntheit. Heute ist PDF omnipräsent. Seine Erfolgsgeschichte dauert bereits 20 Jahre an, ein Ende ist nicht in Sicht. Neue Entwicklungsschübe erfährt das Dokumentenformat zurzeit besonders in Bezug auf die Unterstützung von Geschäftsprozessen, die Archivierung und den Massendruck.

Dabei war PDF von Anfang an offen. Nach acht Versionen haben sich die Experten der ISO auf einen gemeinsamen Standard für PDF 1.7 (ISO 32‘000-1) geeinigt und zahlreiche Substandards für die häufigsten Anwendungen entwickelt. Die wichtigsten davon sind: Dokumentenaustausch (PDF/X), Archivierung (PDF/A), Barrierefreiheit (PDF/UA) und der Massendruck von Transaktionsdokumenten (PDF/VT). Mit den ISO-Standards werden die Interoperabilität zwischen Herstellern erhöht und Qualitätsmassstäbe gesetzt.

Als PDF noch hauptsächlich für die Publikation von Dokumenten über das Internet gedient hatte, waren die Qualitätsansprüche nicht hoch. Erzeugungsprogramme für den Desktop schossen wie Pilze aus dem Boden. Der Preis und die einfache Anwendung standen im Vordergrund. Die Qualitätsprobleme der Software wurden vom Anwender kaum wahrgenommen. Erst mit dem professionellen Einsatz in kritischen Geschäftsprozessen – vor allem der digitalen Langzeitarchivierung – und dem Aufkommen von Prüfwerkzeugen hat das seit Langem latente Problem die Wahrnehmungsgrenze überschritten.

Unliebsame Erfahrungen erscheinen seither in einem anderen Licht. Dokumente können nach einem Software-Update nicht mehr geöffnet werden, Text ist nach der Übertragung auf andere Plattformen nicht mehr lesbar, Farben werden auf anderen Ausgabegeräten nicht korrekt reproduziert – um nur einige Beispiele zu nennen. Vor allem das sorglose Herunterladen und Einsetzen von Freeware-Tools, welche den Anforderungen an korrekt geformte Dateien oft nicht genügen, hat zum Qualitätszerfall beigetragen.

IT-Verantwortliche kennen das Problem und treffen heute geeignete Massnahmen, um die Qualität sicherzustellen. Als mögliche Ansätze sehen sie das Hosting (Citrix-Server-Farmen) der Arbeitsplätze und den Betrieb eines zentralen Konversionsdienstes, entweder im Haus oder in der Cloud. Überzeugt hat dabei vor allem der zentrale Konversionsdienst.

Ein zentraler Konversionsdienst wandelt alle in einer Unternehmung vorkommenden Dokumentenformate wie Office-Dokumente, Fax, E-Mails, gescannte Dateien und Ähnliches in PDF oder PDF/A um. Dieses Vorgehen birgt einige offensichtliche Vorteile: Das aufwendige Ausrollen und Unterhalten einer PDF-Erzeugungssoftware auf die Arbeitsstationen entfällt, unterschiedliche Versionen des Betriebssystems, der Office-Werkzeuge und anderer Anwendersoftware auf der Arbeitsstation, sowie unterschiedliche Konfigurationen der Software durch den Benutzer haben keinen Einfluss mehr auf das Ergebnis.

Dazu kommen eine Reihe weniger offensichtlicher Vorteile: beispielsweise können manuelle Arbeitsabläufe – wie etwa das Prüfen der erzeugten Datei bezüglich Standards und Unternehmensrichtlinien, das Verwenden von Corporate-Schriften, das Anbringen von Unternehmenslogos oder das Hinzufügen von Metadaten – im zentralen Dienst automatisiert werden.
 Zentraler Konversionsdienst für die Erzeugung von PDF und PDF/A

Die Unterstützung einer durchgängigen Konversionssoftware für mehrere Client-Plattformen wie Windows, Linux und Mac OS ist schwierig. Für mobile Geräte wie iPad, Android Tablet und Ähnliches ein Albtraum. Via Zentralisierung ist dies wesentlich einfacher zu realisieren. Nicht nur die Anwender nutzen den zentralen Dienst. Auch Geschäftsapplikationen für ERP oder CRM können von einem zentralen Konversionsdienst profitieren. Über entsprechende Schnittstellen (API, Webdienst) können die Applikationen ein Dokument an den Dienst senden und erhalten die erzeugte PDF- oder PDF/A-Datei zurück.

Eine besonders hilfreiche Anwendung des zentralen Dienstes ist dabei die Umwandlung von E-Mails in PDF/A für die Archivierung des Posteingangs. Der Konversionsdienst kann so mit dem E-Mail-Server kombiniert werden, dass Postfächer automatisch überwacht werden und eingehende Post umgehend in PDF/A umgewandelt wird. Gleiches gilt für überwachte Dateiverzeichnisse, wenn Dateien im Netzwerk übertragen werden.

Es ist an der Zeit, PDF-Werkzeuge genau unter die Lupe zu nehmen und von Beginn an auf Qualität zu setzen. Nicht jeder PDF-Konverter wandelt Dokumente so um, dass deren Erhalt und Lesbarkeit langfristig gewährleistet sind. Hochwertige Produkte, welche den Marktanforderungen entsprechend entwickelt werden, unterstützen die Geschäftsprozesse effizient und zuverlässig. Zudem erfüllen professionelle Konverter auch die Erwartungen des Gesetzgebers bezüglich Compliance durch zahlreiche Funktionen. Die Nutzer haben die Wahl, welches Werkzeug ihren Bedürfnissen entspricht.