Vom Altsystem in die Moderne
Volker Richert hat als Redaktor, Ressortleiter und Chefredaktor für verschiedene ICT-Zeitschriften gearbeitet. Seit 2008 betreibt er eine Kommunikationswerkstatt und schreibt in den Bereichen Biotechnologie, Informatik, Energie und Blaulichtorganisationen. Der gelernte Elektriker hat Alte Geschichte studiert und sich vor dem Einstieg in den Journalismus in der Industrie seine Sporen abverdient.
Eine attraktive Organisation lebt von der Nähe zu ihren Mitgliedern. Ohne eine entsprechende IT-Infrastruktur ist das heute schwierig zu realisieren. Der Zürcher Kantonalverband für Sport (ZKS) hat den Sprung in die Moderne geschafft.
Mit seiner offenen und mobilen Plattform hat der ZKS Vorbildfunktion übernommen.
Unter dem Dach des ZKS werden 60 Sportverbände mit 2318 Sportvereinen und ihren 345'000 Mitgliedern unterstützt und gefördert. Als Non-Profit-Organisation engagiert sich der ZKS im Auftrag der Sportverbände und des Kantons Zürich für den Jugend- und Breitensport im Kanton. Dienstleistungsangebote für Sportverbände und -vereine, die Verwendung der Swisslos-Gelder sowie die Führung des Sportzentrums Kerenzerberg sind seine Hauptaufgaben.
Die Kommunikation ist dabei zentral und entsprechend komplex. Während vereinzelte Vereinsfunktionäre noch via Brief kommunizieren, setzt die Mehrheit eine ausgereifte IT-Unterstützung voraus. Sie wollen ihre Anträge, Anmeldungen zur Weiterbildung, den Wechsel an der Vereinsspitze und die Etatdaten per PC, Tablet oder Smartphone sowie möglichst im Selfservice abwickeln. Eine Anforderungsvielfalt, die mit der bestehenden IT-Lösung nicht zu realisieren war.
Hier war guter Rat gefragt. Es galt die vorhandenen Datenbestände zu übernehmen und die Archivierung der Dokumente auf ein neues Fundament zu stellen. Diverse Prozesse, die noch über den analogen Weg liefen, mussten auf digitale Arbeitsabläufe umgestellt werden und auch mit mobilen Endgeräten zu bedienen sein. Zudem war die Bedienung sehr anwenderfreundlich aufzugleisen, um sämtliche Mitglieder davon zu überzeugen, die Kommunikation und den Datenaustausch mit dem ZKS künftig elektronisch abzuwickeln.
Auf dem Weg zur offenen Plattform
Mit der Zuger Softwareschmiede alabus kamen im Bereich von Nichtregierungs- organisationen (NGO) und Vereinen erfahrene Spezialisten zum Einsatz. Sie hatten ein transparentes, dokumentiertes und den neuesten Ansprüchen genügendes System aufzubauen, das für die kommenden zehn Jahre Bestand hat. Die enge Abstimmung mit dem ZKS war eine zwingende Voraussetzung. Um ein systematisches Vorgehen zu garantieren, wählten die Zuger das bei ihnen gepflegte standardisierte Modell SOMA (Semantic Object Modelling Architecture). Diese Methode erlaubt ein kontextbasiertes und prozessorientiertes Vorgehen mit klar definierten Phasen und Meilensteinen, um alle Prozesse für die digitalen Anforderungen neu zu modellieren.Die Transformation in das modular aufgebaute neue System erfolgte von Anfang an mit realen Datenbeständen. Während in der ersten Phase der Datenbankerstellung der Fokus bei der internen Administration lag, wurde die neue Software in einem zweiten Schritt mit Pilotvereinen sowie mit den ehrenamtlichen Mitarbeitenden des ZKS getestet. Entstanden ist eine attraktive, offene Plattform, die keine geschlossen Datensilos mehr zulässt. Die erfolgreiche Umsetzung hat inzwischen auch das Sportamt des Kantons Zürich überzeugt, seine Verwaltung mit der alabus-Lösung auf den neuesten Stand zu bringen.
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